Instructivo para consultas y denuncias de nuestro programa de integridad

Consultas

¿Qué puedo consultar?
Todo aquello que se encuentre vinculado con el presente Código de Conducta y cualquier otra normativa aplicable a la Empresa.

A modo enunciativo, las consultas podrán referirse a:

• La posible violación de los principios plasmados en el Código de Conducta, como en cualquier otra ley, regulación o normativa aplicable a Alpa Vial S.A.
• Posibles conflictos de intereses
• Situaciones en las que se interactúe con Funcionarios Públicos
• La calificación de determinada información como confidencial y la posibilidad de divulgarla
• La aceptación o entrega de “regalos de cortesía”, etc.

¿Cómo hago una consulta?
Teniendo en cuenta que el Código de Conducta no puede prever cada situación con la que pueden llegar a enfrentarse los Empleados, Alpa Vial confía en que cada Empleado realizará las consultas necesarias para evacuar las dudas que tenga respecto de si dicha situación se ajusta (o no) a los lineamientos éticos de la Empresa. Para ello, el Coordinador de Transparencia será el encargado de recibir las consultas que los Empleados de la Empresa realicen ante cualquier duda vinculada con la aplicación de este Código para Empleados.

¿Qué ocurre luego de mi consulta?
El Coordinador de Transparencia deberá analizar la consulta realizada y elaborar su respuesta.

En caso de considerarlo necesario, el Coordinador de transparencia podrá solicitar la asistencia del responsable del área legal de ALPA VIAL S.A. como así también de asesores externos, para validar sus conclusiones.

Denuncias

¿Qué puedo denunciar?
Todo aquello que se encuentre vinculado con el presente Código de Conducta y cualquier otra normativa aplicable a la Empresa.

A modo enunciativo, las denuncias podrán referirse a:

• La posible violación de los principios plasmados en el Código de Conducta, como en cualquier otra ley, regulación o normativa aplicable a ALPA VIAL S.A. como por ejemplo, las previsiones contenidas en el Código Penal de la Nación o en la Ley de Responsabilidad Penal Empresaria N° 27.401
• Posibles conflictos de intereses
• Situaciones en las que se interactúe inapropiadamente con Funcionarios Públicos
• La realización de prácticas anticompetitivas, etc.

La mera sospecha de una violación al presente Código de Conducta como a cualquier otra normativa aplicable es suficiente para denunciar.

¿Cómo hago una denuncia?
Todos los Empleados de la Empresa deben denunciar cualquier violación, o potencial violación, cometida o sospechada, al Código de Conducta o a la normativa aplicable a ALPA VIAL S.A.

Para ello, deberán ponerse en contacto con su superior jerárquico en forma inmediata — salvo que este esté alcanzado por la denuncia efectuada — el cual deberá notificar al Coordinador de Transparencia, quien trabajará en esclarecer la cuestión. Si el empleado no se siente cómodo presentando una denuncia ante su superior jerárquico, o si este está alcanzado por los hechos denunciados, o si habiendo denunciado el hecho a su superior no obtuvo una respuesta satisfactoria de parte de éste, podrá notificar directamente al Coordinador de Transparencia de la Empresa. En este caso, el Coordinador de Transparencia evaluará si corresponde o no dar participación al superior jerárquico del Empleado, siempre considerando como objetivo principal la efectiva protección de éste último.

Las denuncias también podrán ser presentadas mediante el formulario online en esta página.

Llamadas telefónicas a la “línea de denuncia”
Este medio de presentación de denuncias se encuentra habilitado para el uso de los Empleados de la Empresa, como de terceros, asegurándose en todo momento el anonimato del denunciante, el cual no deberá indicar su identidad, a menos que prefiera hacerlo.

¿Qué ocurre luego de mi denuncia?
La Empresa se compromete a investigar todas las denuncias de manera rápida y minuciosa, con la mayor confidencialidad y discreción posible. El Coordinador de Transparencia, quien liderará la investigación, y la Empresa, protegerán la confidencialidad de conformidad con las leyes aplicables y las necesidades de la Empresa a fin de investigar el asunto objeto de la denuncia.

Los Empleados de la Empresa deben cooperar en las investigaciones desarrolladas por el Coordinador de Transparencia En caso de que en el curso de la investigación sea necesario dar intervención a otro Empleado, Coordinador de Transparencia notificará a éste último el momento y lugar en el cual deberán reunirse para conversar sobre el objeto de la denuncia.

Una vez que Coordinador de Transparencia haya obtenido información suficiente sobre el objeto de la denuncia, notificará al Empleado denunciado a los fines de que brinde su versión de los hechos bajo análisis y produzca las pruebas que considere pertinentes para su defensa.

Realizado ello, Coordinador de Transparencia deberá producir un reporte (en adelante, el “Reporte de Transparencia”) en el cual detalle de forma sucinta los extremos de la denuncia, la defensa del denunciado, la información aportada por otros Empleados o terceros (en caso de existir) y el curso de acción recomendado.

En caso de que el Coordinador de Transparencia llegue a la convicción de que el Empleado denunciado no violó ninguna de las previsiones contenidas en el presente, como en cualquier otra norma aplicable a la Empresa, el Reporte de Transparencia deberá recomendar el archivo de la investigación. Ahora bien, si considera que el Empleado denunciado violó cualquiera de las previsiones contenidas en el presente, como en cualquier otra norma aplicable a la Empresa, el Reporte de Transparencia deberá incluir recomendaciones en torno a las sanciones a aplicar.

El Coordinador de Transparencia deberá remitir el Reporte de Transparencia al Directorio de ALPA VIAL S.A., quien deberá validar el curso de acción propuesto, incluyendo cualquier modificación en caso que sea necesario.

En caso de considerarlo necesario, se podrá solicitar la asistencia de asesores externos para validar las recomendaciones incluidas en el Reporte de Transparencia.

Todos los informes generados en virtud de las denuncias ingresadas por los Empleados (o por los terceros) serán tratados con la mayor confidencialidad y discreción posible. El Responsable de Transparencia y la Empresa protegerán la confidencialidad de conformidad con las leyes aplicables y las necesidades de la Empresa a fin de investigar el asunto objeto de la denuncia.

Todo documento o comunicación que se genere como consecuencia de la denuncia deberá incluir la palabra “CONFIDENCIAL”.

En el caso en el cual el Empleado de la Empresa desee tomar conocimiento del estado de su denuncia, deberá contactarse con el Coordinador de Transparencia a los fines de que se le brinde la información solicitada. ALPA VIAL S.A. asegurará que los Empleados de la Empresa que realicen denuncias puedan realizar el seguimiento de aquellas y conocer los resultados de su tratamiento si así lo desean. El Coordinador de Transparencia sólo podrá negarse a brindar información si dicho proceder pudiera entorpecer la investigación.